Сводная таблица позволяет динамически организовывать, сортировать, управлять и анализировать большие наборы данных. Сводные таблицы - это один из самых мощных инструментов анализа данных Excel, который широко используется финансовыми аналитиками по всему миру. В сводной таблице Excel, по сути, управляет базой данных «за кулисами», позволяя легко манипулировать большими объемами информации.
Как использовать сводную таблицу в Excel
Ниже приведено пошаговое руководство по вставке сводной таблицы в Excel:
# 1 Организуйте данные
Первый шаг - убедиться, что у вас есть хорошо организованные данные, которые можно легко превратить в динамическую таблицу. Это означает обеспечение того, чтобы все данные были в нужных строках и столбцах. Если данные не организованы должным образом, таблица не будет работать должным образом. Убедитесь, что категории (названия категорий) расположены в верхней строке набора данных, как показано на снимке экрана ниже.
# 2 Вставьте сводную таблицу
На втором шаге вы выбираете данные, которые хотите включить в таблицу, а затем на вкладке «Вставка» на ленте Excel найдите группу таблиц и выберите «Сводная таблица», как показано на снимке экрана ниже.
Когда появится диалоговое окно, убедитесь, что выбраны правильные данные, а затем решите, хотите ли вы, чтобы таблица была вставлена как новый рабочий лист или размещена где-нибудь на текущем листе. Это полностью зависит от вас и ваших личных предпочтений.
# 3 Настройте поля сводной таблицы
После того, как вы выполните шаг два, появится поле «Поля сводной таблицы». Здесь вы устанавливаете поля, перетаскивая параметры, перечисленные как доступные поля. Вы также можете использовать флажки рядом с полями, чтобы выбрать элементы, которые вы хотите видеть в таблице.
# 4 Сортировка таблицы
Теперь, когда основная сводная таблица создана, вы можете отсортировать информацию по нескольким критериям, таким как имя, значение, количество или другие параметры.
Чтобы отсортировать дату, нажмите кнопку автосортировки (выделена на изображении ниже), а затем нажмите «Дополнительные параметры сортировки», чтобы выбрать из различных критериев, по которым вы можете сортировать.
Другой вариант - щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выбрать «Сортировка», а затем «Дополнительные параметры сортировки».
# 5 Отфильтруйте данные
Добавление фильтра - отличный способ очень легко сортировать данные. В приведенном выше примере мы показали, как сортировать, но теперь с функцией фильтра мы можем видеть данные для определенных подразделов одним нажатием кнопки.
На изображении ниже вы можете увидеть, как при перетаскивании категории «канал» из списка параметров в раздел «Фильтры» в верхней части сводной таблицы внезапно появляется дополнительное поле с надписью «канал», указывающее на добавлен фильтр.
Затем мы можем нажать кнопку фильтра и выбрать фильтры, которые мы хотим применить (как показано ниже).
После завершения этого шага мы сможем увидеть доходы, доставку и маркетинговые расходы для всех продуктов, которые были проданы, например, через канал Instagram.
При необходимости в сводную таблицу можно добавить дополнительные фильтры.
# 6 Редактировать значения данных (вычисления)
По умолчанию в сводных таблицах Excel все данные отображаются в виде суммы всего, что отображается в таблице. Например, в этой таблице мы видим сумму всех доходов по категориям, сумму всех транспортных расходов по категориям и сумму всех маркетинговых расходов по категориям.
Чтобы перейти от отображения суммы всех доходов к «подсчету» всех доходов, мы можем определить, сколько товаров было продано. Это может быть полезно для отчетов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши данные, значение которых вы хотите изменить, и выберите «Параметры поля значений», после чего откроется окно, которое вы видите на снимке экрана ниже.
В бухгалтерском учете и финансовом анализе это очень важная функция, поскольку часто необходимо перемещаться между единицами / объемом (функция подсчета) и общими затратами или доходом (функция суммы).
# 7 Добавление дополнительного измерения в сводную таблицу
На данный момент у нас есть только одна категория в строках и одна в столбцах (значения). Однако может потребоваться добавить дополнительное измерение. Краткое предупреждение, однако, что это может значительно увеличить размер вашей таблицы.
Для этого щелкните таблицу, чтобы появилось поле «Поля», и перетащите дополнительную категорию, например «даты», в поле столбцов. Это разделит заголовок каждого столбца на дополнительные столбцы для каждой даты, содержащейся в наборе данных.
В приведенном ниже примере вы можете увидеть, как в столбцы было добавлено измерение дополнительных дат, чтобы предоставить гораздо больше данных в сводной таблице.
Видеоурок - полное руководство по сводной таблице
Видео ниже представляет собой пошаговое руководство по созданию сводной таблицы с нуля. Следуйте инструкциям и посмотрите, насколько просто создать сводную таблицу в Excel. Это один из самых мощных инструментов анализа, который вы можете использовать в программе для работы с электронными таблицами.
Дополнительные функции и примеры
Чтобы узнать больше о сводных таблицах в Excel, ознакомьтесь с нашим расширенным курсом Excel, который охватывает все основные функции, необходимые финансовому аналитику для выполнения анализа.
В дополнение к этому курсу мы также настоятельно рекомендуем следующие бесплатные финансовые ресурсы:
- Ускоренный курс Excel
- Сочетания клавиш Excel Сочетания клавиш Excel ПК Mac Сочетания клавиш Excel - Список наиболее важных и распространенных сочетаний клавиш MS Excel для пользователей ПК и Mac, специалистов в области финансов и бухгалтерского учета. Сочетания клавиш ускоряют ваши навыки моделирования и экономят время. Изучите редактирование, форматирование, навигацию, ленту, специальную вставку, манипулирование данными, редактирование формул и ячеек и другие краткие сведения.
- Шпаргалка по формулам Шпаргалка по формулам Excel Шпаргалка по формулам Excel по финансам предоставит вам все наиболее важные формулы для выполнения финансового анализа и моделирования в электронных таблицах Excel. Если вы хотите стать мастером финансового анализа Excel и экспертом по построению финансовых моделей, вы попали в нужное место.
- Расширенные формулы Excel Расширенные формулы Excel, которые необходимо знать Эти расширенные формулы Excel очень важно знать и выведут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Вы должны знать дополнительные функции Excel. Изучите 10 лучших формул Excel, которые регулярно использует каждый финансовый аналитик мирового уровня. Эти навыки улучшат вашу работу с таблицами в любой карьере.