Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Несмотря на то, что существует много различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.
Обзор делового письма
В бизнесе Корпорация Корпорация - это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью деятельности с целью получения прибыли. Корпорациям разрешено заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, переводить федеральные налоги и налоги штата и занимать деньги в финансовых учреждениях. , письмо - это просто любая переписка, отправляемая между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен многими способами, такими как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.
Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Навыки межличностного общения. Навыки межличностного общения - это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми». является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.
Приведенный ниже пример - это нейтральный голос и умеренный уровень формальности.
Структура делового письма
Ниже приведен пример оформления и структуры делового письма. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свое собственное электронное письмо, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.
[Имя отправителя]
[Название компании отправителя]
[Почтовый адрес отправителя]
[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]
[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]
[Дата]
[Имя получателя]
[Название компании получателя]
[Почтовый адрес получателя]
[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]
[Номер телефона и / или адрес электронной почты получателя]
[Предмет]
[Уважаемое имя],
[Введение - здесь вы объясняете цель письма, например, зачем вы его пишете, чего вы надеетесь достичь с его помощью, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]
[Средний раздел - здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы изложили в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]
[Заключение - это место, где вы подводите итоги и резюмируете. В этот абзац может быть включен призыв к действию или следующие шаги.]
[С уважением],
[Подпись]
[Имя отправителя]
Пример полного делового письма
Теперь, когда вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.
Джон Браво
ABC Education Inc.
1234 - 123 улица
Нью-Йорк, NY 01218
21 мая 2018 г.
Сара Джини
XYZ Company Inc.
6789 - улица 789
Нью-Йорк, NY 04851
Re: обновленная частота выставления счетов
Уважаемая г-жа Джини,
Обращаюсь к вам, чтобы проинформировать вас о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года. Первого февраля мы перейдем с годового цикла выставления счетов на квартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.
Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают квартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.
Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Мы благодарим вас за продолжение работы.
С уважением,
Джон Браво
Скачать шаблон формата делового письма
Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!
Дополнительные соображения по форматированию
В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.
Общие стандарты форматирования включают:
- Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
- Размер 11 или 12 пунктов
- Заглавные буквы в предложении
- белый фон
- Бумага размером 5 x 11 дюймов
- Вертикальный макет
- Поля 1 дюйм
- Одинарный, 1,5 или двойной интервал
- Черный цвет шрифта
- Использование фирменного бланка
- Односторонняя или двусторонняя печать
- Простой белый фон
Дополнительные ресурсы
Спасибо за то, что прочитали это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма. Finance - глобальный поставщик онлайн-образования, предлагающий сертификацию FMVA® TM FMVA® для специалистов по финансовому моделированию и оценке. Присоединяйтесь к более чем 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, JP Morgan и Ferrari, сертификацию для финансовых аналитиков.
Эти дополнительные ресурсы будут полезны для продолжения обучения и развития карьеры:
- Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении - это официальное письмо, отправляемое сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании. Цель письма об увольнении - создать официальный отчет об уведомлении, предоставить подробную информацию о последнем дне сотрудника, дальнейших действиях и т. Д. Этот шаблон письма
- Шаблон резюме Инвестиционно-банковское резюме Шаблон резюме инвестиционно-банковского дела. Узнайте, как написать резюме для инвестиционного банкинга (аналитик или сотрудник) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме Финансов. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
- Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей. Это руководство предоставляет бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
- Руководства по интервью Интервью Проведите следующее интервью! Ознакомьтесь с руководствами по собеседованию в отделе финансов, где вы найдете наиболее частые вопросы и лучшие ответы на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования