SCQA - это аббревиатура, обозначающая S ituation, C omplication, Q uestion и A nswer. Метод SCQA используется для привлечения внимания читателя. Это очень важно в деловом письме, поскольку читатель с меньшей вероятностью поймет текст и согласится с его сообщением, если ему надоест его читать.
Резюме
- SCQA - это эффективный метод сделать деловые письма более привлекательными и интересными для читателя.
- SCQA расшифровывается как «Ситуация, Осложнение, Вопрос и Ответ».
- Переворачивание пирамиды - еще одна тактика для улучшения читаемости. Он просто меняет структуру текста, сначала представляя заключение, а затем углубляясь в детали вокруг него.
Практический пример SCQA
Ниже приведен образец текста, в котором не используется SCQA:
Мы видим, что приведенный выше отрывок трудно читать и содержит довольно сложный язык. Во-первых, рекомендуется уменьшить его размер, чтобы в нем была четко указана причина написания (ситуация), ее сложность и вопрос (например, в чем проблема?) И предлагаемый ответ.
Итак, посмотрим на исправленную версию аннотации с примененным методом SCQA:
Понимание SCQA
Основываясь на исправленной версии, давайте рассмотрим каждый компонент SCQA:
Ситуация
Ситуация связана со стабильностью состояния слова. Это статус-кво и норма. Писатель должен задать себе следующие вопросы:
- В каком контексте происходит происходящее?
- Кто игроки?
Предложение, содержащее ситуацию в отрывке, звучит так: «Steel Supplies в настоящее время производит и продает стальные стержни на уровне производственных мощностей». Выражение представляет собой утверждение, объясняющее читателю, что происходит.
Осложнение
Когда дело доходит до усложнения, оно означает изменение ситуации и является причиной необходимости делового письма. Ссылаясь на приведенный выше пример, усложняющая часть SCQA изображена в следующем предложении:
«Однако компания отказывается от заказов из-за ограниченных мощностей».
Итак, теперь, как читатель, мы знаем, что спрос на стальные прутки огромен, но мощности компании в настоящее время не позволяют удовлетворить этот спрос.
Вопрос
Вопрос относится к постановке проблемы. После определения проблемы следующим шагом является выработка гипотезы. Другими словами, мы начинаем задавать вопросы.
Гипотезу обычно можно опровергнуть, а это значит, что ее можно опровергнуть. Например, «все корпорации прибыльны». Если вы знаете одну компанию, которая не приносит прибыли, гипотеза неверна.
В нашем случае вопрос скрыт в предложении усложнения: «Однако бизнес отказывается от заказов из-за ограничений производственных мощностей». Осознав, что компания не может обеспечить достаточное количество стальных прутков для удовлетворения спроса, возникает вопрос: «Как это создать?»
Ответ
Наконец, «Ответ» - это процесс исправления поставленного вопроса и ответа на него. Таким образом, ответ в этом примере будет заключаться в увеличении уровня производства стальных прутков на 23 800 тонн в год при поддержке маркетинговых исследований, подтверждающих рыночный потенциал.
Переворачивание пирамиды
Переворачивание пирамиды относится к такому методу организации письма, при котором основное внимание уделяется показу фактических выводов в начале, пытаясь предоставить все больше и больше деталей по мере того, как читатель продолжает читать текст.
Это называется «Переворачивание пирамиды», потому что мы буквально меняем структуру текста, сначала представляя заключение, а затем углубляясь в детали.
Мы начинаем деловое письмо с накопления необработанных данных. Как только это будет сделано, мы собираем ключевые факты, касающиеся решаемой проблемы, и анализируем информацию в тексте. Наконец, мы интерпретируем анализ, чтобы сделать выводы и рекомендации в письменной форме.
Вышеупомянутый метод представляет собой типичный процесс проведения исследования и вывода деловых писем. Когда мы хотим эффективно представить информацию, мы переворачиваем процесс, переворачивая пирамиду.
Чтобы перевернуть пирамиду, нам нужно сначала сформулировать вывод (см. Образец письма ниже). Это позволяет читателю сразу уловить самую важную часть письма, сразу показывая им суть. Если читатель продолжает читать, он может погрузиться в то, как автор интерпретирует заключение и как он анализировал информацию. Обычно лица, принимающие решения, принимают стратегическое решение на основе заключения автора.
Показывая сначала выводы, мы экономим всем время, уменьшая умственные усилия. Подробности будут включены в письменной форме, если читателю будет интересно узнать тему и выводы.
Проще говоря, давайте визуализируем концепцию как пирамиду. Здесь мы стремимся довести свое письмо до заключения, потому что это самый важный аспект и цель написания. Затем мы представляем анализ, основанный на наших выводах.
Наконец, мы включаем факты, которые составляют основу нашего анализа, в основание пирамиды.
Практический пример
Давайте снова посмотрим на тот же пример буквы, написанной без использования SCQA и инвертирования пирамиды:
Прочитав первый абзац, мы увидим, насколько все может быть иначе, если перевернуть пирамиду и использовать SCQA. Всю информацию о ситуации, осложнениях и вопросах можно найти в первом аннотации. В остальной части текста ситуация, осложнение и вопрос повторяются несколько раз перед ответом.
Вышеупомянутый отрывок забит битами данных, что делает его более длинным и, следовательно, более сложным.
Теперь сравните первую букву со второй буквой ниже:
Заключение помещается непосредственно в начале (см. Жирный текст на изображении выше), благодаря чему управляющий директор компании мгновенно узнает основную тему письма. Если он продолжит читать письмо, он заметит, что первое предложение содержит ситуацию, второе предложение включает усложнение и вопрос, а все последующее является фактическим ответом.
Вторая буква значительно короче и привлекает внимание благодаря переворачиванию пирамиды с помощью SCQA. Тип написания краткий и эффективный, и он создает историю, которая интересует читателя.
Связанные чтения
Финансы предлагают Сертифицированный банковский и кредитный аналитик (CBCA) ™ Сертификат CBCA ™ Аккредитация Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ является мировым стандартом для кредитных аналитиков, который охватывает финансы, бухгалтерский учет, кредитный анализ, анализ денежных потоков, моделирование ковенантов, ссуду выплаты и многое другое. программа сертификации для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжить изучение и развитие своей базы знаний, ознакомьтесь с дополнительными соответствующими ресурсами ниже:
- Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Хотя есть много
- Биографическая справка против резюме Биографическая справка против резюме Как соискатель, особенно как новичок, важно знать разницу (я) между биографией и резюме и когда следует использовать одно или другое. Подготовка и отправка правильного документа имеет решающее значение для успеха заявления о приеме на работу.
- Сопроводительное письмо к стажировке Сопроводительное письмо к стажировке Сопроводительное письмо к стажировке отличается от типичного сопроводительного письма, поскольку студенту нужно работать намного усерднее, чтобы показать, почему его следует нанять. При подаче заявления на стажировку большинство компаний требуют, чтобы студенты написали и отправили сопроводительное письмо к стажировке как часть документов заявки.
- Ключевые слова резюме. Ключевые слова резюме. Ключевые слова резюме - это слова или фразы, которые помогают резюме соискателя вакансии выделиться среди остальных. Обычно это слова действия, которые поражают и помогают описать задачи и обязанности, которые выполнялись на прошлой работе.